Переваги обміну електронними документами

У нашому житті завжди були паперові документи: ми звикли, що їх потрібно сформувати на комп’ютері, роздрукувати, віддати на підпис, запакувати, відправити і чекати свого завізованого екземпляру, після чого підшити та відправити до архіву. І хоча це займає багато часу, воно якось звично та надійно, а при перевірці є тонни первинки, які підтверджують господарські операції компанії.

Та технології нині дозволяють це значно спростити:

Переваги обміну електронними документами

Чи це законно?

Сьогодні практично вся звітність організації подається в електронному вигляді, відпала повністю потреба у паперових податкових накладних. Змінено основний бухгалтерський Закон  996-14 в якому наголошено, що Первинні документи можуть бути складені у електронній формі

У судових прецедентах електронні документи використовуються як важливі докази, – що доводить, як багато інноваційних компаній успішно використовують технології електронного документообігу у щоденній практиці:

obmin-elektronnimi-dokumentami

Надійно!

Для легітимності електронного документу необхідно засвідчити його ЕЦП, який видається акредитованим ЦСК «Україна», і тоді центр виступає гарантом достовірності підпису.  На фоні відміни  обов’язковості печатки на паперових документах та достатності завірення актів,  договорів виключно підписом уповноваженої особи, надійність електронного документу стає беззаперечною!

Враховуючи, що для безпеки передачі електронних документів застосовується шифрування на відкритий ключ отримувача, це унеможливлює перегляд чи зміну переданого документу.

Економно та інноваційно!

Світова статистика показує, що перехід на електронний обмін документами приводить до економії 1-2% від обороту компанії за рахунок зменшення витрат на папір, відправки поштою, обслуговування оргтехніки та архівів. Ще суттєвіша економія виникає в часі та зарплаті після перебудови бізнес-процесів підприємства при цьому з’являється прозорість документообігу та контрольованість операцій.

Просто!

Сучасний бухгалтер щодня використовує ряд програм, як то 1С, Медок, ЕЦП … з постійним перекиданням даних, звіркою електронних та паперових реєстрів, що забирає масу енергії та сил. Тут потрібене єдине рішення, яке об’єднає в собі формування, підписання, відправку, отримання та збереження оригіналу електронного документу з ЕЦП в одній програмі. Також необхідне автоматичне звіряння документів у 1С із завіреною «первинкою», а також розуміння, на якому етапі підписання знаходиться відправлений документ  (на розгляді, в дорозі)… Саме це дозволяє платформа обміну електронними документами “Птах” та обробка Медок – 1С

Як впровадити обмін електронними документами?

 

Залишити коментар

avatar
wpDiscuz